頼み方のサンプル｜毎月、続けて頼む
「メールと日程調整で一日が終わる」を、どう引き取るか。
これは実際の依頼ではありません。毎月続けてご依頼いただくときに、最初の1か月で何が起きるかを、架空の依頼で作ったサンプルです。
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届いた依頼
「メールと日程調整だけで一日が終わってしまう。なんとかしたいです」
何を頼めばいいか決まっていなくて大丈夫です。仕分けから始めます。
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最初にお聞きすること
- いま、いちばん時間を取られているのは何ですか？（メール／日程調整／請求／資料）
- 一日のうち、どの時間帯がいちばん困りますか？
- ご自分で書きたい返事と、任せてよい返事の線引きはありますか？
- 使っているツールは何ですか？（Gmail／Slack／Chatwork／カレンダー）
- 「この相手への返信は任せていい」と思えるのは、どこまでですか？
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最初の1か月の進め方
「日程調整と、問い合わせメールの一次対応がいちばん重い／お客さまへの返事は自分で書きたい」という回答をいただいた想定です。
私私が進めます 代表代表にお願いします 一緒に一緒に
1週目：見せていただく
- 代表メールとカレンダーを、見られる状態にする（まずは閲覧だけの権限で大丈夫です）
- 私1週間分のやり取りを見て、種類ごとに数える（日程調整◯件、問い合わせ◯件、請求◯件）
- 私「任せられそう」「代表にしかできない」の仕分け表をつくる → 代表確認
2週目：ひとつだけ引き取る
- 私まず日程調整だけを引き取る。返信は下書きを作り、送る前に確認していただく
- 私よく使う返信の型を3つ作る（日程のご提案／お断り／お礼）→ 代表言い回しを直す
- 私直していただいた言い回しを、そのままメモに残す
3週目：任せる範囲を広げる
- 一緒に確認なしで送っていい返信を決める（型のとおりに送るものだけ）
- 私問い合わせメールの一次対応を引き取り、判断が要るものだけ代表にお回しする
- 私代表にお回しするときは、下書きを添える（直して送るだけの状態にします）
4週目：形にする
- 私1か月でやったことと、かかった時間をご報告する
- 一緒に30分の振り返り。来月に引き取る範囲と、時間の使い方を決める
- 私決まったルールをメモにまとめ、共有のシートに置く
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週に1回、3つだけご報告します
- 今週やったこと
- 来週やること
- 確認していただきたいこと
5分で読める長さにします。「どうなってる？」と聞かせないための報告です。
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2か月目から、説明がいらなくなります
1か月目に決めたこと（返信の型、任せる範囲、報告の形、よく使う言い回し）は、すべてメモに残してあります。2か月目からは「いつもの通りで」で動けます。
新しいことを頼むときも、ゼロからの説明はいりません。「これ、なんとかして」で受け取ります。
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時間の目安
この例で、月10時間の枠に収まるイメージです。引き取る範囲が広がるときは、先に時間の見込みをお伝えしてから進めます。気づいたら時間が増えていた、という形にはしません。
ほかのサンプル：セミナーの準備一式／スタッフが入るときの手続き